Doküman Yönetiminin Amacı Ve Birikim Yönetimi İçindeki Önemi Nedir?

Bütün iş ortaklarında bilgi, değişik tür dokümanlarında saklanır ve yapılandırılmış ve yapılandırılmamış olmak üzere farklı şekillerde olan bilgi kümeleri dahilinde yer alan bir sistem olmaktadır. Yapılandırılmış olan bilgi kümeleri kurumsal kaynak planlama, müşteri ilişkileri yönetimi, tedarik zincirleri yönetimi, ya da finansal uygulamaları tipi bütünleşik olan bütün sistem dahilinde yaratılan işlenen ve saklanan kurumsal bilgileri de içermektedir. Doküman yönetimi alanlarında ve bu şekillerde olan bilgi kümeleri, veritabanı vb. gibi formatlı yapılarda yer alarak arayüz programları tarafından da ayrıştırılarak başka sistemlere aktarımlar mümkün olmaktadır. Doküman yönetimi sistemlerinin bütün kurumlara olan getirilerini somut olarak göstermek hem çok kolaydır hem de zor olmaktadır. Genellikle de elektronik olmayan kağıt bazlı dokümanlardan kaynaklandığı düşünülen kayıplar, bilgiye erişim zorlukları ayrıca iyi sınıflandırılmış ve doğası gereği de tekrar eden şekillerde tutulan elektronik dokümanlardaki bilgiye de erişimlerde de yaşanabilmektedir. Doküman yönetimlerinin sistemi altında yer almayan bu tür dokümanların da yarattıkları zorluklar kağıt dokümanlara göre daha büyük olmaktadır.

Doküman yönetimi alanında orta ya da büyük kurumların elde ettikleri birçok avantaj ve getiriler bulunmaktadır. Bunlar ise; doküman hazırlama maliyetlerinin azalması, veri tekrarlarının önlenmesi, dokümanlara erişimlerde yaygınlaşması ve kolay şekillerde kullanılabilir olmasıdır. Ayrıca dokümanların tekrar kullanım olanakları ile yeni doküman elde etme bilgi türetme maliyetlerinin düşürülmesi de bu sayede sağlanmaktadır.